1.                  Hoạt động bộ phận một cửa:

Thực hiện Quyết định số 338/QĐ-UBND, ngày 18/2/2009 của UBND Thị xã Bà Rịa (nay là Thành Phố Bà Rịa) về việc thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại Ủy ban nhân dân các xã, phường thuộc Thị xã Bà Rịa; Hướng dẫn số 59/HD-PNV, ngày 24/3/2009 của phòng Nội vụ thành phố Bà Rịa về hướng dẫn một số nội dung triển khai đưa Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả phường, xã vào hoạt động; UBND xã đã xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, ban hành các quyết định phân công nhiệm vụ của từng cán bộ phụ trách.Thực hiện việc tiếp nhận và giao trả kết quả theo mô hình “Một cửa” dựa trên các nguyên tắc được quy định tại Quyết định 93/2007/QĐ-TTG của thủ tướng chính phủ như: thực hiện công khai các thủ tục hành chính, các mức thu phí, lệ phí, các loại hồ sơ quy định và thời gian giải quyết từng công việc; việc nhận và giao trả hồ sơ tại một nơi, công dân không phải đi lại nhiều lần nhiều nơi khác nhau, thời gian giải quyết nhanh chóng.

UBND xã được thành phố quan tâm đầu tư xây dựng phòng tiếp nhận và trả hồ sơ “một cửa”, trang bị máy móc, hệ thống mạng để ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tiếp nhận và giao trả kết quả, tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện tốt công tác tiếp nhận hồ sơ theo cơ chế “một cửa”.

Việc tiếp nhận và giải quyết theo cơ chế “một cửa” góp phần đáng kể trong thực hiện tốt công tác cải cách hành chính tại địa phương, nâng cao hiệu quả giải quyết công việc, thời gian giải quyết hồ sơ nhanh, đúng hẹn, giảm thời gian đi lại của tổ chức, công dân.

2 .Hoạt động văn phòng điện tử tại đơn vị:

Tổng số cán bộ, công chức đã được cấp hộp thư điện tử: 17 tài khoản.

Tỷ lệ cán bộ, công chức sử dụng eoffice: 51,5%

Được sự quan tâm của UBND thành phố Bà Rịa đầu tư và hỗ trợ cho địa phương 01 máy Scan để thực hiện sử dụng phần mềm Văn phòng điện tử.

Ngoài ra CBCC còn được tham gia tập huấn sử dụng phần mềm văn phòng điện tử do chuyên viên Bkav hướng dẫn rất tận tình tại UBND xã, 01 lớp do UBND thành phố tổ chức, tất cả CBCC đều có thể áp dụng tốt và thuần thục phần mềm eOffice.

Lãnh đạo UBND xã thường xuyên quan tâm đến tình hình hoạt động của phần mềm eoffice và phần mềm một cửa liên thông tại bộ phận “một cửa”. Hàng tháng, UBND xã tổ chức họp định kỳ để cán bộ phụ trách báo cáo tình hình hoạt động của Bộ phận “một cửa”, cán bộ quản lý hộp thư điện tử báo cáo kết quả hoạt động trong tháng, nêu những mặt làm được, chưa làm được trong quá trình thực hiện, từ đó  có ý kiến chỉ  đạo rút kinh nghiệm để thực hiện tốt hơn trong thời gian tới.

         3. Đánh giá mức độ hài lòng của công dân đến giao dịch các thủ tục hành chính tại xã Long Phước:

Nhìn chung, các tổ chức và công dân đến liên hệ giải quyết thủ tục hành chính tại UBND xã trong  thời gian qua đều hài lòng 100%, không có ý phiền hà. Địa phương chưa nhận được các ý kiến phản ánh, đơn thư khiếu nại, tố cáo của tổ chức và công dân đối với cán bộ, công chức xã liên quan đến việc giải quyết hồ sơ hành chính. Không có cán bộ, công chức vi phạm bị xử lý kỷ luật.

4. Những thuận lợi trong việc ứng dụng CNTT:

          Thuận lợi:

 Việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý hành chính đã tạo điều kiện thuận lợi cho địa phương thực  hiện đạt thắng lợi các nhiệm vụ được giao.Bước đầu hình thành môi trường lảm việc năng động, chuyển từ hình thức thủ công sang ứng dụng công nghệ thông tin tạo thuận lợi trong công tác chi đạo điều hành và thực thi công vụ  của cán bộ, công chức xã, đồng thời tiết kiệm được thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả công việc. Quản lý văn bản đi, đến dễ dàng, không mất thời gian di chuyển văn bản. Tiết kiệm được giấy và mực.
         Những khó khăn, vướng mắc trong quá trình ứng dụng phần mềm (Egate) và phần mềm văn phòng điện tử eoffice tại cơ quan đơn vị:

Phần mềm egate tại bộ phận tiếp nhận và giao trả kết quả hồ sơ hoạt động ổn định,tuy nhiên tốc độ đường truyền còn chậm, hệ thống camera, máy bốc số, đường truyền âm thanh và server đã hư, không còn sử dụng.

Hiện nay do máy cấp sử dụng chưa đủ nên trong công tác chuyên môn cũng như việc truy cập vào hộp thư điện tử eoffice còn gặp nhiều khó khăn, phần mềm eGate tốc độ đường truyền còn chậm; cán bộ  làm công tác quản trị mạng còn kiêm nhiệm, trình độ chuyên môn  chỉ mới học sơ cấp về quản trị mạng.

Lãnh đạo chưa được trang bị máy tính và tất cả cán bộ, công chức chưa được bố trí riêng máy tính để sử dụng cho công tác chuyên môn cũng như sử dụng hộp thư điện tử eOffice trong việc xử lý văn bản trên máy do đó việc ứng dụng công nghệ thông tin, phần mềm văn phòng điện tử trong xử lý văn bản gặp rất nhiều khó khăn.

Việc sử dụng hộp thư điện tử eOffice của cán bộ, công chức chưa thường xuyên đăng nhập vào hệ thống. Hiện nay có một số máy vi tính đã cũ nên việc truy cập vào hệ thống eOffice thường xuyên bị rớt mạng, đa số cán bộ, công chức phải sử dụng chung 01 máy vi tính nên việc sử dụng phần mềm Văn phòng điện tử chưa được thường xuyên, ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả, thời gian giải quyết công tác chuyên môn của cán bộ,công chức và việc ứng dụng công nghệ thông tin của UBND xã.

-Phần mềm eOffice hay bị lỗi (đang Scan tự nhiên thoát khỏi chương trình)

-Văn bản nhiều trang khi Scan hay bị lỗi.

 Kiến nghị:  

         Đề nghị sớm trang bị máy vi tính riêng cho lãnh đạo và cán bộ, công chức để thuận lợi trong công tác điều hành,  xử lý văn bản qua hệ thống eOffice,  thực hiện nhiệm vụ chuyên môn kịp thời, đạt hiệu quả cao.

          Tăng cường và bố trí cho xã một định xuất quản trị mạng có trình độ chuyên môn để đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.