Chương II

QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA, MỘT CỬA LIÊN THÔNG

Điều 3. Quy trình thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa

1. Tiếp nhận hồ sơ

a) Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã.

b) Cán bộ, công chức tại Bộ phận tiếp nhận và Trả kết quả kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ.

Trường hợp hồ sơ của cá nhân, tổ chức không thuộc thẩm quyền giải quyết của xã thì hướng dẫn cụ thể, tận tình để cá nhân, tổ chức đến đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết theo quy định hiện hành.

Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì hướng dẫn tổ chức, cá nhân hoàn thiện hồ sơ theo mẫu số 1 “Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ” tại Phụ lục kèm theo; gửi Phiếu trực tiếp cho cá nhân, tổ chức. Việc hướng dẫn này được thực hiện theo nguyên tắc một lần, đầy đủ, theo đúng quy định đã được niêm yết công khai.

c) Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, CBCC tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả tiếp nhận và nhập thông tin vào “Sổ theo dõi hồ sơ” theo mẫu số 2 tại Phụ lục kèm theo và Phần mềm một cửa điện tử; lập “Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả” theo mẫu số 3 tại Phụ lục kèm theo giao cho tổ chức, cá nhân với đầy đủ thông tin trực tiếp cho người nộp hồ sơ.

d) Đối với hồ sơ theo quy định phải giải quyết và trả kết quả ngay, không phải lập “Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả”, Cán bộ, công chức chuyển giao hồ sơ cho công chức chuyên môn thẩm định, trình lãnh đạo xác nhận, sau đó chuyển Công chức trả kết quả và trả kết quả cho cá nhân, tổ chức.

2. Chuyển hồ sơ

a) Sau khi tiếp nhận hồ sơ và giao “Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả” cho cá nhân, tổ chức, Cán bộ, công chức tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả lập “Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ” theo mẫu số 4 tại Phụ lục kèm theo và nhập thông tin trên Phần mầm một của điện tử; chuyển giao hồ sơ và “Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ” cho Công chức chuyên môn liên quan giải quyết ngay trong buổi làm việc. Trường hợp hồ sơ tiếp nhận trong 30 phút cuối buổi làm việc thì có thể chuyển hồ sơ cho công chức chuyên môn vào thời gian quy định của buổi làm việc kế tiếp.

Thời gian chuyển giao hồ sơ như sau:

- Buổi sáng: 10 giờ 30 phút.

- Buổi chiều: 16 giờ 00 phút.

Khuyến khích việc chuyển giao hồ sơ sớm hơn so với mốc thời gian nói trên, nhất là các hồ sơ có thời hạn giải quyết ngắn (ít hơn 03 ngày). Việc giao nhận này do Cán bộ, công chức tiếp nhận và Công chức chuyên môn thống nhất thời gian giao nhận để hồ sơ được giải quyết trong thời gian ngắn nhất.

b) “Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ” được chuyển theo hồ sơ và lưu tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả.

3. Giải quyết hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả, Công chức chuyên môn giải quyết như sau:

a) Trường hợp không quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ: Công chức chuyên môn thẩm định, trình lãnh đạo ký xác nhận và chuyển giao kết quả giải quyết hồ sơ cho Công chức Trả kết quả để trả kết quả cho công dân.

b) Trường hợp có quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ: Công chức báo cáo lãnh đạo về phương án thẩm tra, xác minh và tổ chức thực hiện. Quá trình thẩm tra, xác minh phải được lập thành hồ sơ và lưu cùng với hồ sơ lưu tại cơ quan.

- Đối với hồ sơ qua thẩm tra, xác minh đủ điều kiện giải quyết: Công chức thẩm định, trình lãnh đạo ký xác nhận và chuyển giao kết quả giải quyết hồ sơ cho Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả.

- Đối với hồ sơ thẩm tra, xác minh chưa đủ điều kiện giải quyết: Công chức chuyên môn trả lại hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả kèm theo thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung và thời hạn bổ sung. Việc thông báo bổ sung hồ sơ phải thực hiện trong thời gian giải quyết lần đầu được tính trong tổng thời gian giải quyết hồ sơ.

c) Các hồ sơ quy định tại Điểm a, b khoản này sau khi thẩm định không đủ điều kiện giải quyết theo quy định pháp luật, công chức chuyên môn trả lại hồ sơ và thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ. Thông báo được nhập vào mục trả kết quả trong “Sổ theo dõi hồ sơ”. Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định.

d) Các hồ sơ quá hạn giải quyết: Công chức chuyên môn giải quyết hồ sơ phải tham mưu lãnh đạo cơ quan có thông báo bằng văn bản cho Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả và văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức, trong đó ghi rõ lý do quá hạn, thời hạn trả kết quả chuyển cho Bộ phận tiếp nhận và Trả kết quả để gửi cho tổ chức, cá nhân.

4. Trả kết quả giải quyết hồ sơ

Công chức phụ trách trả kết quả tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả cập nhật thông tin vào “Sổ theo dõi hồ sơ” và trả kết quả cho cá nhân, tổ chức như sau:

a) Các hồ sơ đã giải quyết xong: Trả kết quả giải quyết hồ sơ cho tổ chức, cá nhân và thu phí, lệ phí (nếu có).

b) Đối với hồ sơ chưa đủ diều kiện giải quyết: Công chức trả kết quả liên hệ với tổ chức, cá nhân để đề nghị bổ sung hồ sơ theo thông báo của Công chức chuyên môn và gửi văn bản xin lỗi của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả (nếu là lỗi của cán bộ, công chức tiếp nhận hồ sơ).

Hồ sơ chờ bổ sung được lưu lại Bộ phận tiếp nhận và Trả kết quả và chuyển lại cho công chức chuyên môn đã thụ lý khi cá nhân, tổ chức đã hoàn thiện hồ sơ theo thông báo.

c) Đối với hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết: Liên hệ với tổ chức, cá nhân để trả lại hồ sơ kèm theo thông báo không giải quyết hồ sơ vì không đủ điều kiện theo quy định pháp luật.

d) Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết: Công chức trả kết quả liên hệ với các tổ chức, cá nhân và chuyển văn bản xin lỗi do làm quá hạn giải quyết hồ sơ trong đó nêu rõ lý do quá hạn, thời hạn trả kết quả lần sau cho cá nhân, tổ chức trước thời điểm trả kết quả đã ghi trong Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.

đ) Đối với hồ sơ giải quyết xong trước thời hạn trả kết quả: Công chức trả kết quả thông báo để tổ chức, cá nhân đến nhận kết quả.

e) Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa đến nhận hồ sơ theo “Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả” thì kết quả giải quyết hồ sơ được lưu giữ tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả. Hồ sơ này không được tính vào hồ sơ trễ hẹn.

Điều 4. Quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa liên thông

1. Việc tiếp nhận hồ sơ, chuyển hồ sơ để xử lý và trả kết quả giải quyết hồ sơ được thực hiện như tại các khoản 1, 2, 4 Điều 3 quy trình này.

2. Việc phối hợp giải quyết hồ sơ giữa Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, cá nhân với Công chức, phòng, ban liên quan của huyện thực hiện như sau:

a) Sau khi tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả, công chức chuyên môn tham mưu lãnh đạo cơ quan xử lý như sau:

- Nếu kết quả phối hợp của Công chức, phòng, ban liên quan là ý kiến, thông tin phục vụ việc thẩm định, quyết định thì Công chức chuyên môn gửi Công chức, phòng, ban liên quan văn bản để lấy ý kiến; Công chức, phòng, ban liên quan được hỏi ý kiến phải trả lời bằng văn bản trong thời gian quy định.

- Nếu kết quả phối hợp của Công chức, phòng, ban liên quan là kết quả giải quyết thủ tục hành chính thì Công chức chuyên môn gửi văn bản đề nghị kèm theo hồ sơ, thông tin, dữ liệu cho Công chức, phòng, ban liên quan phối hợp để thẩm định, giải quyết theo quy định.

b) Đối với trường hợp tham gia ý kiến để phục vụ thẩm định của Công chức, phòng, ban liên quan phối hợp không trả lời hoặc trả lời quá thời hạn quy định thì được xem là đồng ý với nội dung hồ sơ. Hết thời hạn phối hợp Công chức chuyên môn quyết định hoặc trình lãnh đạo quyết định. Công chức, phòng, ban phối hợp phải chịu trách nhiệm về nội dung thuộc trách nhiệm của mình.

Nếu kết quả phối hợp là kết quả giải quyết thủ tục hành chính, Công chức, phòng, ban phối hợp có trách nhiệm xem xét, giải quyết, gửi kết quả cho Công chức chuyên môn của xã trong thời hạn quy định.

c) Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết: Công chức, phòng, ban liên quan có trách nhiệm trả lại hồ sơ kèm theo thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung. Thời gian mà Công chức, phòng, ban liên quan đã giải quyết lần đầu được tính tổng trong thời gian giải quyết hồ sơ quy định cho cơ quan mình. Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả liên hệ với cá nhân, tổ chức để chuyển văn bản xin lỗi của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả (nếu là lỗi của Công chức tiếp nhận hồ sơ) và đề nghị bổ sung hồ sơ theo thông báo của Công chức, phòng, ban liên quan.

d) Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết: Công chức, phòng, ban liên quan có trách nhiệm thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ, gửi cho Công chức chuyên môn xã để thông báo và trả hồ sơ cho cá nhân, tổ chức. Thông báo được nhập vào mục trả kết quả trong “Sổ theo dõi hồ sơ”. Thời hạn Công chức, phòng, ban phối hợp gửi thông báo phải trong thời hạn giải quyết theo quy định.

đ) Trường hợp hồ sơ quá hạn giải quyết: Công chức, phòng, ban liên quan có trách nhiệm phải có văn bản gửi Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả và văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân, trong đó nêu rõ lý do quá hạn và thời gian trả kết quả lần sau, gửi Công chức chuyên môn xã trước thời hạn trả kết quả ít nhất 01 ngày. Công chức Bộ phận tiếp nhận nhập vào “Sổ theo dõi hồ sơ” và phần mềm điện tử, thông báo thời hạn trả kết quả và chuyển văn bản xin lỗi của Công chức, phòng, ban liên quan làm quá hạn giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức.

e) Sau khi nhận được văn bản trả lời, kết quả giải quyết từ Công chức, phòng, ban phối hợp, Công chức chủ trì thẩm định, quyết định hoặc trình lãnh đạo quyết định, chuyển kết quả giải quyết hồ sơ đến Công chức trả kết quả để trả kết quả cho cá nhân, tổ chức.

g) Công chức chuyên môn chủ trì tham mưu thẩm định hồ sơ có trách nhiệm thực hiện, theo dõi, kiểm soát các bước công việc a, b, c, d, đ, e, khoản này để bảo đảm thời hạn trả kết quả theo quy định.

Văn bản đầy đủ của quyết định (tại đây).