Sáng ngày 03/5/2017 tại hội trường UBND xã, đoàn kiểm tra CCHC tỉnh BRVT đã có buổi kiểm tra về tình hình triển khai, thực hiện công tác CCHC của xã từ tháng 5/2016 đến ngày 03/5/2017. Đoàn kiểm tra do bà Nguyễn Thị Huệ- Trưởng phòng CCHC, Sở Nội vụ- Phó Trưởng đoàn cùng với các sở, ngành như: sở Thông tin và truyền thông (TT&TT); Phòng CCHC, Sở Nội vụ…, đại diện Phòng Nội vụ huyện Long Điền. Phía địa phương có các lãnh đạo đại diện UBND xã, các công chức chuyên môn phụ trách các lĩnh vực tại một cửa, bộ phận CNTT, văn thư lưu trữ (VTLT).

Đoàn kiểm tra do bà Nguyễn Thị Huệ- Trưởng phòng CCHC, Sở Nội vụ- Phó Trưởng đoàn

Thay mặt địa phương, ông Mạch Văn Lai - Chủ tịch UBND xã báo cáo tóm tắt những ý chính theo yêu cầu, đoàn đã cử các đại diện các sở, ngành có liên quan thực hiện việc kiểm tra sổ sách, cập nhật phần mềm cũng rà soát các thiết bị đang hoạt động tại bộ phận một cửa như: camera, máy xếp hàng tự động…Qua kiểm tra thực tế, cho thấy lãnh đạo địa phương có sự quan tâm trong chỉ đạo triển khai thực hiện công tác CCHC trên địa bàn, thể hiện qua việc ban hành đầy đủ các văn bản chỉ đạo thực hiện, quyết định kiện toàn bộ phận một cửa. Kế hoạch CCHC đầy đủ các nội dung, phân công trách nhiệm, thời gian cụ thể. Có ban hành lịch làm việc, lịch tiếp dân, nội quy-quy chế tiếp công dân theo quy định. Trang thiết bị tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hoạt động ổn định, được duy trì hiệu quả. Có cập nhật và niêm yết kịp thời thủ tục hành chính theo quy định.

Chuyên viên sở TT&TT kiểm tra tình hình cập nhật hồ sơ trên phần mềm eGate

Về kết quả giải quyết hồ sơ hành chính, hầu hết các CBCC phụ trách các lĩnh vực đều tiếp nhận và giải quyết hồ sơ đúng theo thời gian quy định, có mở sổ theo dõi, các mẫu biểu đúng theo quy định. Cụ thể như thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính từ 01/01/2017 đến nay UBND xã thực hiện chứng thực được 1.692 trường hợp, chứng thực chữ ký từ 01/01/2017 đến nay được 181 trường hợp. Tất cả các trường hợp được cập nhật đầy đủ vào sổ theo dõi. Thủ tục trợ cấp xã hội cho đối tượng khuyết tật nặng, hỗ trợ kinh phí chăm sóc hàng tháng cho người chăm sóc, nuôi dưỡng người khuyết tật: kiểm tra 11 hồ sơ thành phần hồ sơ đầy đủ, thời gian giải quyết đúng quy định. Thủ tục di chuyển hồ sơ Người có công với cách mạng (CM) từ huyện này sang huyện khác: kiểm tra 02 hồ sơ, thành phần hồ sơ đầy đủ, thời gian giải quyết đúng quy định.

Kiểm tra tại bộ phận tiếp nhận Địa chính.

Trong lĩnh vực đất đai, thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (GCN QSD) lần đầu: kiểm tra 02 hồ sơ, thời gian giải quyết tại UBND xã đúng quy định, tuy nhiên so với thời gian quy định của thủ tục hành chính thì có trễ hạn do bổ sung hồ sơ. Thủ tục chuyển nhượng QSD đất: kiểm tra 08 hồ sơ, giải quyết đúng thời gian quy định, tuy nhiên có trường hợp trong cùng 01 hồ sơ  nhưng có nhiều biên nhận do nhận biên lai thuế, nộp sơ đồ vị trí ... và các giấy tờ khác do văn phòng đăng ký đất đai yêu cầu. Đối với việc ban hành văn bản quản lý nhà nước và kiểm soát thủ tục hành chính: Năm 2016, xã Phước Hưng ban hành 03 văn bản QPPL, thực hiện cải cách tổ chức bộ máy và cán bộ công chức: Hiện nay tổng số CBCC chuyên trách đang sử dụng và quản lý tại UBND xã Phuớc Hưng là: 22/25 người (chỉ tiêu phân bổ là 25), phù hợp theo chỉ tiêu đã được phân bổ; 22/22 người hoạt động không chuyên trách; 01 trường hợp thiếu trình độ chuyên môn (chức danh truyền thanh, chức danh thống kê xã đội. UBND xã có quyết định tuyển dụng 02 trường hợp được UBND huyện phê duyệt đúng quy định. Tuy nhiên, việc lập danh sách đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức năm 2017 thực hiện chậm so với quy định, cử nhiều người đi học cùng một thời điểm.

Ứng dụng tốt CNTT trong tiếp nhận, giải quyết hồ sơ hành chính đã cập nhật 4.079 văn bản đến và 1.512 văn bản đi. Hệ thống thư điện tử công vụ đã được cấp cho tất cả CBCC và đã được cấu hình tích hợp trong phần mềm eOffice. Hiện tại một số CBCC sử dụng thư điện tử công vụ để gửi, nhận trao đổi văn bản trong giải quyết công việc theo quy định. Về phần mềm một cửa điện tử eGate, qua rà soát trên phần mềm một cửa và đối chiếu với sổ ghi nhận ở một số lĩnh vực (Chứng thực, tư pháp hộ tịch, đất đai…). Từ tháng 5/2016 đến nay, đơn vị đã cập nhật đầy đủ trên phần mềm và trả kết quả với tổng số hồ sơ 4.185. Cụ thể như sau: Chứng thực: 2.126 hồ sơ; Tư pháp-Hộ tịch: 538; Đất đai xây dựng: 1.123 hồ sơ; Hành chính thông thường: 398 hồ sơ. Đối với tài chính công, thực hiện tự chủ tài chính của UBND xã theo Nghị định số 130/2005/NĐ-CP ngày 31/12/2005 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn liên quan: Địa phương đã ban hành quy chế chi tiêu nội bộ để thực hiện trong năm, cụ thể: Năm 2016 tại Quyết định số 06/QĐ-UBND ngày 12/01/2016, năm 2017 tại quyết định số 02/QĐ-UBND ngày 05/01/2017; Duy trì áp dụng hệ thống Quản lý chất lượng (QLCL) theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008. Thực hiện tốt công tác VTLT bằng việc ban hành quy chế VTLT tại quyết định số 204/QĐ-UBND ngày 31/12/2013...; Danh mục thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND xã. Quản lý văn bản đi, đến, con dấu, bên cạnh đó địa phương đã bố trí kho lưu trữ với diện tích 25 m2 với số lượng tài liệu khoảng 31 mét tài liệu, bao gồm: Tài liệu của bộ phận Địa chính – Xây dựng (20 mét, 2000- 2014); Tư pháp – Hộ tịch (6 mét, 1999 - 2016); Văn phòng – Thống kê (5 mét, 2006 - 2015), song hệ thống phòng cháy, chữa cháy chưa được trang bị.

Các sở ngành, đóng góp ý kiến tại buổi kiểm tra.

Từ kết quả kiểm tra nêu trên, đoàn kiểm tra đã kiến nghị địa phương một các nội dung như: Thực hiện niêm yết công khai các nội dung theo đúng quy định, niêm yết tại vị trí hợp lý để người dân thuận tiện theo dõi. Tổ chức niêm yết số điện thoại đường dây nóng CCHC, đường dây nóng lãnh đạo tỉnh theo đúng quy định. Cập nhật đầy đủ hồ sơ vào phần mềm một cửa. Tại lĩnh vực đất đai cần lưu và tiếp nhận hồ sơ đúng quy định, cập nhận đầy đủ quá trình xử lý hồ sơ, hạn chế việc yêu cầu bổ sung hồ sơ nhiền lần. Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng CBCC sớm (trong Quý IV năm trước liền kề), phân bổ CBCC đi học đảm bảo số lượng người làm việc. Có kế hoạch đào tạo trình độ lý luận chính trị cho đội ngũ CBCC đáp ứng tiêu chuẩn chức danh theo quy định, thường xuyên sử dụng thư điện tử công vụ theo quy định, hạn chế việc sử dụng thư điện tử cá nhân khi trao đổi văn bản điện tử…

Đề xuất UBND huyện Long Điền làm việc với đơn vị triển khai phần mềm eGate để sớm khắc phục tính năng cập nhật TTHC lên máy tra cứu thủ tục. Rà soát hiện trạng trang thiết bị CNTT, có kế hoạch trang bị mới hoặc nâng cấp, đảm bảo đủ máy làm việc và vận hành thông suốt, hiệu quả. Thay mặt địa phương, ông Mạch Văn Lai- Chủ tịch UBND xã đã ghi nhận những đóng góp của đoàn kiểm tra và sẽ tích cực chỉ đạo các CBCC, bộ phận một cửa tiếp tục thực hiện công tác CCHC xuyên suốt, khắc phục những thiếu sót trong thời gian tới./.